Een opgeruimde werkplek helpt je geconcentreerder en effectiever te werken. Je hoeft niet op zoek naar allerlei dingen die je nodig hebt maar niet kunt vinden. Bovendien wordt je niet afgeleid door zaken waar je op dat moment niks mee moet. Maar hoe doe je dat, je werkplek opruimen? En hoe zorg je dat het opgeruimd blijft?
Je bureau opruimen
Het beste kun je beginnen met het opruimen van je bureau. Haal alles van je bureau af en maak het meteen even goed schoon nu het bureaublad leeg is. Werk je op een kantoor, dan zal de schoonmaker regelmatig langskomen. Maar vaak mogen die niets verplaatsen. Is je bureau nooit echt leeg, dan wordt hij dus ook nooit helemaal schoongemaakt. Zelf even een doekje over het bureaublad halen kan dus geen kwaad.
Nu ga je kijken naar wat je echt nodig hebt. Misschien een pennenbakje met pennen etc. Heb je die voor het grijpen liggen in je bureaula, dan is zelfs dat niet nodig. Vaak heb je ook wat brievenbakjes op je bureau waar je documenten tijdelijk in liggen. Bijvoorbeeld een bakje voor inkomende of uitgaande post. Ook dat kan handig zijn. Maar vraag jezelf ook af of er geen handiger alternatief is om ze neer te zetten. Op een lage kast achter je of in een hanger aan de muur? Een en ander is natuurlijk ook afhankelijk van hoe vaak je documenten in de bakjes legt of eruit haalt.
Papieren die je nog moet afhandelen horen in ieder geval NIET op je bureau, tenzij je er op dat moment aan werkt. Houd je graag in het zicht wat je nog moet doen, dan zijn de eerder genoemde brievenbakjes een goed idee. Label ze als je meerdere soorten papieren apart wilt houden (bijvoorbeeld een onderverdeling in facturen, beantwoorden en wachten op een reactie).
Je kasten opruimen
In kasten en bureaulades huizen vaak spullen die er al lang niet meer horen. Briefpapier met een oud logo dat niet meer gebruikt wordt, mappen met verouderde informatie, handleidingen van software die niet meer gebruikt wordt, etc. Neem een keer de tijd om alles langs te lopen (desnoods plank voor plank of la voor la) en doe alles weg wat je niet meer nodig hebt. Liggen er spullen die ergens anders horen? Zorg dan dat ze daar terecht komen.
Je archief opruimen
Heb je een eigen archief? Kijk ook dat eens na. In veel bedrijven is er een centraal archief. Is het zinvol dat jij daarnaast nog een soort van eigen archief hebt? Hetzelfde geldt voor handboeken met procedures etc. Vaak zijn die op intranet terug te vinden en staan daar ook de laatste procedure. Heb je daarnaast zelf een map met procedures, houd je die dan up to date of zijn ze verouderd? Vraag je ook hier af of het handig is om ook nog een papieren map te hebben en of de manier waarop je dat bijhoudt niet teveel tijd en energie vergt.
Je planbord en muren opruimen
Wat hangt er aan je muur? Oude schema’s en vergeelde posters? Haal die dan weg. En je whiteboard? Moet die niet eens schoongeveegd worden? Haal alle oude aantekeningen van je memobord.
De rest van je kantoor opruimen
Kijk nu nog even rond in je kantoorruimte. Wat moet nog meer weg? Die lege dozen printerpapier? Verdorde planten? Vuile koffiekopjes? Ruim het op.
Nu je dit alles hebt gedaan, kun je geconcentreerd aan de slag met je werk. Als je de tijd hebt is het fijn om al deze stappen achter elkaar te doen, maar je kunt natuurlijk ook gewoon elke dag een beetje doen. Deel je een kantoorruimte met collega’s, betrek die er dan ook bij. Tot slot ruim je elke dag voor je naar huis gaat je bureau leeg. Dit voorkomt dat er binnen de kortste keren weer overal stapels liggen en het kost je maar een paar minuten.
P.S.
Wil je meer rust, ruimte en overzicht? In de gratis minicursus 'Een opgeruimd leven' laat ik je zien hoe je overzicht kunt creëren in je spullen en je taken en hoe je je huis schoon kunt houden door schoonmaakroutines in te voeren. Je kunt je hier aanmelden en de minicursus vervolgens downloaden.