Archief Opruimen

Eenmaal per jaar ruim ik mijn archief op. Dan kijk ik al mijn mappen na op papieren die ik niet meer nodig heb. Dit doe ik het liefst voordat ik mijn belastingaangifte ga doen. Papieren voor de belasting bewaar ik zoveel mogelijk allemaal bij elkaar. Zo weet ik zeker dat ik de juiste papieren bij de hand heb op het moment dat ik de aangifte ga doen.

Afhankelijk van hoeveel tijd ik heb, ruim ik het archief in één of meerdere keren op. Weet ik van te voren dat het me niet in één keer gaat lukken, dan haal ik map voor map uit de archieflade. Heb ik genoeg tijd om alles in één keer op te schonen, dan haal ik meteen alles eruit.

Papieren sorteren

Allereerst maak ik het allereerst zo leuk mogelijk. Een kop koffie om aan mijn verslaving tegemoet te komen, en een lekker muziekje op. Ik bewaar mijn archief in gelabelde L-mapjes in een archiefkastje. Ik haal al mijn mappen eruit en leg ze op mijn werktafel* naast mijn bureau. Dan pak ik het eerste mapje, haal alles eruit en blader door de stapel heen. Daarbij maak ik twee stapels. Een stapel van papieren die ik wil bewaren en een stapeltje van papieren die weg mogen. De stapel bewaren gaat terug in het mapje. Daarna leg ik het mapje opzij en gooi de stapel die weg mag in een doos op de grond (die verscheur of versnipper ik later).

Dan is het volgende mapje aan de beurt. Zo werk ik alle mapjes af. Heb ik alles gehad, dan gaan de mapjes weer op alfabetische volgorde terug in het archief. Ik heb een apart mapje voor de papieren die ik voor de belastingaangifte van 2015 nodig heb. Deze gaat ook terug in het archief, totdat ik de belastingaangifte voor 2015 heb gedaan. Daarna gaat hij in een aparte doos waar ik alle papieren van voorgaande belastingaangiftes op jaar bewaar. Daarvan kan het oudste mapje nu weg. Je hoeft niet alles te bewaren. Voor particulieren is de bewaartermijn vijf jaar, voor ondernemers zeven jaar.

*De werktafel is de tafel waar ik aan mijn hobby’s werk. Deze tafel heeft een plastic tafelkleed dat makkelijk schoon te maken is. De werktafel staat haaks op mijn bureau en kan daarom ook makkelijk als extra werkruimte gebruikt worden.

Welke papieren wel en niet bewaren?

Weet je niet wat je moet bewaren en wat weg kan? Dan volgt hier een handig overzicht:

Altijd bewaren:

  • Notariële stukken (testamenten, akten).
  • Diploma’s, certificaten, getuigschriften.
  • Arbeidscontracten.
  • Inentingspapieren.
  • Medische documenten.
  • Trouwboekje.
  • Adoptiepaperen.

Handig om altijd te bewaren (maar niet noodzakelijk):

  • Bonnen van woningreparaties of onderhoud (voor verkoop).
  • Bonnen van autoreparaties en onderhoud (voor verkoop).
  • Aankoopbonnen kostbare bezittingen (handig bij brand of diefstal).

5 jaar bewaren:

  • Belastingpapieren.
  • Jaaropgaven en jaaroverzichten.
  • Bankafschriften.

Bewaren tot de geldigheidsdatum of tot je een nieuw exemplaar ontvangt:

  • Verzekeringspolissen.
  • Lidmaatschapsbewijzen.
  • Pensioenoverzichten.
  • Garantiebewijzen.
  • Servicecontracten.  

*De werktafel is de tafel waar ik aan mijn hobby’s werk. Deze tafel heeft een plastic tafelkleed dat makkelijk schoon te maken is. De werktafel staat haaks op mijn bureau en kan daarom ook makkelijk als extra werkruimte gebruikt worden.